Home > Aan de slag > Planning

De noodzaak van een goede planning voor een (website) project lijkt vanzelfsprekend. In de praktijk blijkt het lastig om te voorzien waar van tevoren zoal over moet worden nagedacht.

Inhoudsopgave

Belangrijke vragen

Goede planning vereist in eerste instantie dat belangrijke vragen worden beantwoord.

  • Wat is het werk dat moet worden gedaan?
  • Hoe moet het werk worden gedaan (volgens welke standaarden, richtlijnen, specificaties)?
  • Wie moet wat doen en wanneer?
  • Hoelang duurt het werk (of de verschillende onderdelen)?
  • Hoeveel gaat het kosten (het budget voor het project)?

Met projectplanning bedoelen we hier: de planning van de productie van het project. Er wordt vanuit gegaan dat de onderdelen: (strategische) doelstellingen, sitestructuur, concept en visueel ontwerp in dit stadium al zijn bepaald.

Naar boven

Wat moet een projectplan bevatten?

Een projectplan moet in grote lijnen de volgende documenten bevatten:

  • Producten (op te leveren tussen- en eindproducten)
  • Schema’s en deadlines
  • Budgetdecompositie en -bewaking(urenschattingen)
  • Creative brief (de globale visuele en conceptuele doelen van de site)
  • Documentatie

Optioneel kan hier een testplan voor eindgebruikers aan toegevoegd worden. Het laten testen van het eindproduct door echte gebruikers is de meest optimale situatie. Of dit mogelijk is zal in veel gevallen afhangen van budget en doelstelling. (zie ook het onderdeel Testen).

Deliverables

‘Deliverables’ kunnen globaal samengevat worden als alle op te leveren eindresultaten. Dit kunnen ‘fysieke’ onderdelen zijn , bijvoorbeeld het aantal pagina’s dat de site bevat. Ook afspraken over Webrichtlijnen waaraan de site moet voldoen, komen hierin terug.

Oplevering van content

De oplevering van content neemt een aparte plaats in binnen deliverables. Vaak wordt het grootste deel van de content (lees: teksten en beeldmateriaal) door de opdrachtgever aangeleverd. Als er nog content geproduceerd moet worden, is het handig om binnen Deliverables ook een content delivery plan mee te nemen.

Content delivery plan

Dit bevat een (hiërarchische) opsomming van alle content (teksten, beeldmateriaal) per pagina, die in de website worden opgenomen. Ook staat hierin wie deze content moet aanleveren, en wanneer deze aangeleverd moet zijn.

Schema’s en deadlines

Afhankelijk van de grootte van een project is het opstellen van twee schema’svaak het meest efficiënt:

Globaal overzichtsschema

Het globale overzichtsschema bevat de belangrijkste data en deadlines: de start en oplevering van het project, en deadlines van de belangrijkste onderdelen (sjabloonversies, betaversie, testfase enzovoort). Dit schema geeft de opdrachtgever vaak voldoende inzicht in het verloop van het project.

Gedetailleerd werkschema

Een gedetailleerd werkschema is bedoeld voor het (interne) productieteam. Dit is meestal een ‘opsplitsing’ van het project in op te leveren onderdelen en deadlines.

Budgetdecompositie en -bewaking

Een belangrijke taak van de projectmanager is het bewaken van het afgesproken budget. Bij vrijwel elk website project wordt een schatting gemaakt van het aantal benodigde uren. Naar aanleiding van deze schatting wordt het budget vastgesteld. De schatting is meestal gebaseerd op te verrichten taken (bijvoorbeeld ‘aanmelden bij zoekmachines’, of ‘productie van HTML code’). Het maken van goede schattingen is enerzijds een kwestie van ervaring, anderzijds kunnen problemen ondervangen worden door van te voren een zo gedetailleerd mogelijke opsomming te maken van alle producten.

Creative brief

Een creative brief is een opsomming van de globale visuele en conceptuele doelen van de site. Dit document bevat informatie over doelgroepen, hoe gebruikers de site moeten ervaren en de te volgen communicatie strategie. Ook algehele stijl en tone-of-voice worden hierin vermeld. De creative brief helpt zowel opdrachtgever als productieteam om op hetzelfde spoor te blijven.

Documentatie

Onder documentatie vallen alle genoemde documenten, en eventuele documenten die in de loop van het project ontstaan. Een voorbeeldlijst:

  • contracten (waaronder hostingcontracten, onderhoudscontracten).
  • het projectplan.
  • het oorspronkelijke voorstel.
  • documenten die voortkomen uit onderzoek tijdens het project, zoals usability testing (het toetsen van gebruiksvriendelijkheid), concurrentie analyse, enzovoort.
  • richtlijnen voor stijl (zogenaamde stijlgids).
  • technische specificaties (dit geldt meestal voor uitgebreide sites met veel functionaliteit).
  • relevante e-mail correspondentie.

Naar boven

Conclusie

De inhoud van het projectplan zoals hierboven beschreven, is een globale indicatie van onderdelen waarmee rekening moet worden gehouden bij het bouwen van een website. Projectplanning is geen onderwerp waar universeel geldende richtlijnen voor kunnen worden geschreven. Goede projectplanning is niet zozeer het uitsluiten van fouten, als wel het erop voorbereid zijn. Een projectplan met de meeste kans van slagen is een flexibel plan waarin ruimte is voor aanpassing.

Naar boven

Links en referenties

Aanbevolen literatuur

  • Goto, Kelly. Web ReDesign: Workflow that Works.

Naar boven